Change
management. Tidak banyak orang yang mengerti pentingnya dua kata
ini, utamanya dalam penerapan TI. Ketika suatu organisasi memutuskan
untuk berinvestasi TI, dua kata ini tak masuk dalam hitungan yang
mesti diperhatikan. Yang terbayangkan dalam benak pengelola Sistem
Informasi adalah membeli alat untuk kebutuhan pekerjaan, latih
SDM yang ada, selesai.
Tapi ketika dalam pelaksanaannya
nanti terjadi beberapa kendala, barulah mereka sadar bahwa sebelum
berinvestasi, mereka harus mempertimbangkan juga mengenai perubahan
paradigma bagi tenaga SDM yang ada dan masya-rakat yang akan memakai
dan menarik manfaat dari teknologi tersebut.
Apa yang dialami Rauf membuktikan hal itu. Rauf yang sehari-hari
mengepalai badan informasi di suatu departemen merasakan sekali
bagaimana susahnya mengubah kebiasaan rekan-rekan sekantornya.
Ia sudah lama meminta agar bahan-bahan yang akan dimuat di website
dikirim via email dan sudah dalam keadaan diketik komputer. Sehingga
stafnya tinggal memasukkan bahan tersebut ke dalam website. Tapi
apa yang terjadi? Setiap hari mereka datang ke kamarnya dengan
membawa bahan hardcopy. Padahal jarak antara dinas yang satu dengan
dinas yang lain dipisahkan oleh gedung yang berbeda. Mereka lebih
rela berjalan kaki, daripada mengirim bahan lewat email.
Itu tentu saja kasus sederhana. Tapi setidaknya harus menjadi
perhatian Rauf karena jika dibiarkan terus, bisa menghambat pekerjaan
dan bahkan mubazir karena pengantaran bahan tersebut tentu saja
memakan waktu, belum lagi mereka akan mengobrol jika bertemu dengan
rekannya di perjalanan.
Tapi ada juga kisah menarik, yang justru terjadi sebaliknya. Jika
pada kasus Rauf, harus terjadi perubahan pola kerja pada tahap
bawah, sebaliknya yang terjadi di suatu kabupaten di selatan pulau
Sumatera. Di sini seorang bupati harus segera mengambil sikap
dan bersiap menghadapi segala perubahan yang terjadi akibat masuknya
teknologi informasi ke daerah ini. Kabupaten yang tak memiliki
fasilitas telekomunikasi itu, sudah dimasuki fasilitas CDMA berkat
bantuan grand dari pemerintah luar negeri kepada beberapa sekolah
di sana. Sejak saat itu, sang bupati mesti siap berubah menerima
kenyataan baru yang dia hadapi. Kinerjanya kini dengan mudah disorot
masyarakat. Setiap hari ada saja kritik dari masyarakat yang dikirim
baik via website maupun via sms. Yang membuat sang bupati mengurut
dada, sms tersebut dikirim juga tembusannya ke gubernur, malah
ada yang dikirim ke SBY. “Saya sekarang harus siap-siap
menerima segala macam kritik dari masyarakat. Malah anak-anak
sekolah sekarang dengan mudahnya mengirim surat ke gubernur mengeluhkan
pelayanan yang buruk lewat website. Saya cuma menerima tembusannya,”
kata sang bupati. Meski ia cuma bisa geleng-geleng kepala, namun
ia beserta aparatnya bertekad untuk berubah mengikuti perkembangan
teknologi. Ini artinya ia siap memberikan pelayanan yang baik
kepada rakyatnya.
Sang bupati telah dipaksa oleh teknologi untuk berubah. Entitas
eksternal yang memaksanya untuk menerima kenyataan itu. Tidak
ada pilihan lain bagi bupati dan aparatnya kecuali harus menerima
kenyataan tersebut. Ia tak bisa menolaknya, karena jika tidak
akan disingkirkan oleh keadaan. Malah ia harus berlomba dengan
masyarakatnya untuk lebih tahu banyak tentang teknologi informasi.
Bagaimana mungkin misalnya, sebagai abdi masyarakat yang harus
memberi pelayanan, ia ketinggalan informasi dan pengetahuan dari
yang akan dilayani.
Teknologi --termasuk teknologi informasi dan komunikasi-- memang
telah membuat banyak perubahan. Namun, menurut Wahyudi Kumorotomo,
dosen pada Magister Administrasi Publik, UGM, “aplikasi
TI dalam organisasi publik hanya akan berubah bila manusia yang
menjadi pemasok data sekaligus pemakai data bersedia untuk berubah
dan memiliki sikap positif terhadap pemakaian TI.” Dua kasus
di atas memperlihatkan bahwa perubahan itu memang harus berlangsung,
baik itu melalui level bawah maupun pada level atas, dalam hal
ini leader. Masalahnya memang, siapkah kita untuk berubah?
(AZ)
