IT Project Management

Meski pembangunan TI di lingkungan pemerintah makin menggeliat, toh kegagalan proyek TI masih sering terjadi. Salah-satu pemicunya, belum digunakannya IT Project Management dengan benar. Komunikasi dan peran top leader menjadi faktor pendukung mulusnya suatu proyek TI.

Kegagalan adalah sukses yang tertunda. Itulah peribahasa yang seringkali kita dengar. Dengan peribahasa semacam itu, kita pun diharapkan bisa berbesar hati dan legowo menerima pil pahit atas kegagalan yang dialami. Tapi bagaimana bila ketidaksuksesan itu berwujud gagalnya suatu proyek teknologi informasi (TI) yang telah memakan biaya puluhan juta atau ratusan juta bahkan miliaran rupiah?

Sejauh ini, pada umumnya tingkat keberhasilan proyek TI masih rendah. Merujuk survei pertengahan tahun 1990-an lalu, hanya sekitar 10% proyek pengembangan software yang diselesaikan sesuai dengan budget dan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya. Data lain dari Standish Group Study (CHAOS) menemukan bahwa pada 1995 hanya 16,2% proyek TI yang sukses, sementara lebih dari 31% proyek TI dibatalkan sebelum proyek rampung. Belum lagi, banyak ditemukan proyek TI yang mengalami pembengkakan cost. Bila disimak, salah-satu pemicu kegagalan proyek TI adalah dilupakannya IT project management– atau manajemen proyek TI. Padahal mengingat investasinya yang mahal, proyek TI dituntut oleh pemilik proyek agar berjalan mulus, tanpa cacat. Di sinilah manajemen proyek TI menjadi penting.

DEVANANDA
Kepala PDE Pemkot Magelang, Jateng.

Belum Ada Pemahaman
Sayangnya, ya itu tadi, meski krusial, manajemen proyek TI acapkali terlewatkan atau belum dijalankan dengan baik manakala dilakukan suatu proyek TI. Ambil contoh. Masih ingat dengan Siskomdagri (Sistem Komunikasi Departemen Dalam Negeri) yang diluncurkan sekitar 1995-an lalu? Meski didukung dana miliaran rupiah, proyek yang cukup prestisius di era Presiden Soeharto itu, terbengkalai alias mubazir. Salah-satu faktor kegagalan proyek itu, tidak dilaksanakannya manajemen proyek TI dengan tepat. Secara apa adanya, Devananda selaku Kepala PDE Pemkot Magelang, Jateng, mengungkapkan bahwa masih banyak pelaksanaan manajemen proyek TI termasuk implementasi e-government, belum memenuhi harapan. Hal ini disebabkan berbagai faktor. Faktor pertama, menurut Deva, adalah kebijaksanaan yang berubah-ubah. Di sini, Undang-Undang Nomor 22/1999 dan Undang-Undang Nomor 32/2004 tentang Pemerintah Daerah, menegaskan organisasi yang menangani TI di Pemerintah Provinsi/Kab/kota berbeda-beda. Artinya, tidak ada standardisasi serta spesifikasi yang sama guna mengimplementasikan TI. “Masing-masing pemerintah daerah berjalan sendiri-sendiri,” tandas Devananda. Faktor kedua, pada umumnya TI atau e-government belum dimasukkan dalam rencana strategis, visi, dan misi gubernur atau bupati/walikota.

Meskipun sudah ada Inpres Nomor 3/2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government, menurut Devananda, masih belum dapat dipahami secara baik. “Ditambah peran aktif dari Pemerintah Pusat antara Depkominfo dan Depdagri dalam hal ini Pusdatinkomtel dalam penerapan program-programnya belum sinkron,” kritiknya lagi. Imbasnya, hingga kini manajemen proyek TI belum dilaksanakan sesuai rancangan atau belum ada cetak birunya. Kalau toh ada yang sudah melaksanakannya, masih bersifat parsial dan belum terintegrasi dengan baik. Senada dengan Devananda, Abdullah Alkaff, dosen Teknologi Informasi ITS Surabaya melontarkan pendapat serupa. Ia menilai, “Umumnya kalangan pemerintah belum melaksanakan manajemen proyek TI dengan baik.” Kata Alkaff, tidak adanya ICT Master Plan yang kongkrit di tingkat institusi yang sejalan dengan rencana strategis (renstra), menjadi salah-satu bukti. Selain itu, lanjut Alkaff, pengembangan TI di lingkup pemerintah masih dilakukan secara ad hoc dan sektoral. “Itu pun yang benar-benar layak secara operasional tidak banyak.” Belum lagi, masih menurut peraih S2 dan S3 dalam bidang Systems Engineering University of Florida, AS, ini keberlanjutan program di pemerintahan lemah. Apa pasal? Begitu proyek usai dan hasil pekerjaan sudah diserahterimakan, kebanyakan tidak diikuti dengan upaya sungguh-sungguh untuk mengimplementasikan sistem yang baru menjadi sistem operasional.

Iya, tidak dapat dipungkiri, dalam banyak kasus di pemerintahan, orientasi pembangunan TI masih sekadar yang penting ada proyek. Artinya, proyek pembangunan TI tidak berangkat dari sebuah kebutuhan kongkrit dari operasional institusi. Kata Alkaff, kondisinya lebih ironis dengan adanya anggapan di lingkungan pemerintah, bahwa manajemen proyek TI merupakan tanggung jawab developer sepenuhnya. “Dengan enteng mereka bilang kepada developer, kalau gagal ya salahnya sendiri. Tahun depan tidak diberi proyek lagi,” tuturnya menirukan alasan yang seringkali dilontarkan pihak pemerintah. Padahal, dampak kegagalan bisa jadi cukup besar. Untuk itu, idealnya, Alkaff menyarankan harus ada garis pemisah cukup tegas antara developer dengan manajemen proyek. Hanya saja, Djoko Agung Harijadi, direktur e-government Depkominfo, tidak sepenuhnya sependapat dengan Alkaff. Di matanya, pemerintah sudah menerapkan manajemen proyek TI. Hanya saja, kata Djoko, “Belum secara konsisten dilakukan karena standardnya belum baku.” Perbedaan penggunaan manajemen proyek, menurut Djoko, bergantung darimana sumber dana suatu proyek. “Kalau sumber dananya dari Bank Dunia maka mengikuti aturan Bank Dunia. Kalau sumbernya dari APBN maka mengikuti Kepres Nomor 80/2003,” begitu penjelasan dari pemilik gelar magister manajemen Unpad ini.

Sementara itu, corporate dinilai banyak pihak memiliki rapor lebih baik dalam hal manajemen proyek TI dibanding government. Setidaknya, ada pemahaman yang lebih baik dari IT Personal di corporate mengenai bagaimana seharusnya me-manage proyek TI. Hal ini sejalan dengan lebih tingginya tuntutan keberhasilan suatu proyek TI di corporate dibanding institusi pemerintah. Masih dipandang sebelah matanya manajemen proyek TI di kalangan pemerintah, menurut Alkaff, bukan karena dianggap tidak penting. “Tapi lebih pada kurangnya pemahaman mengenai metodologi yang benar dalam me-manage proyek TI.” Pernyataan Alkaff ini patut direspon agar manajemen proyek TI ditempatkan sebagaimana mestinya.

Definisi dan Tujuan
Sebagai gambaran, manajemen proyek TI merupakan kegiatan sumber daya yang tersedia dari sebuah proyek pengembangan solusi TI sehingga dapat dihasilkan suatu sistem solusi yang memenuhi obyektif yang telah ditetapkan. Di sini, sumber daya proyek TI mencakup SDM, peralatan dan fasilitas kerja (baik hardwarde maupun software), dana, dan logistik. Manajemen proyek TI mengendalikan tiga aspek dari proyek TI yakni produk yang dihasilkan, waktu, dan biaya. Dijelaskan oleh Alkaff yang didampingi oleh Khoirul Huda —berprofesi sebagai IT Project Management Officer— produk yang dihasilkan proyek TI dipatok mempunyai fitur sesuai rancangan, memenuhi batasan performance yang telah ditetapkan dan mudah pemeliharaannya. “Proyek harus diselesaikan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan dengan tingkat keberhasilan yang dapat ditolerir dan menghabiskan biaya sesuai dengan anggaran,” paparnya.

Sementara itu, Djoko Agung lebih melihat manajemen proyek TI dari sisi bagaimana me-manage produk dengan benar. Caranya, manajemen proyek TI harus mengacu pada kaidah COBIT (Control Objective for Information and Related Technology). Dengan manajemen proyek TI, kata Djoko, akan terdeteksi semua faktor dari sisi waktu, biaya, peratalan, SDM, resiko, hingga kualitas dari hasil. Lantas apa tujuan penerapan manajemen proyek TI? Sebenarnya, tujuan utama manajemen proyek TI sama halnya dengan proyek lain. Pasalnya, tujuannya juga sama. Yakni memastikan bahwa tujuan yang telah direncanakan, dalam hal ini planning, dapat dicapai sesuai waktu berikut estimasi anggarannya. Hanya saja, ada sedikit perbedaan proyek TI dengan proyek lain. Begitu cepatnya perkembangan Information and Communication Technology (ICT) membuat proyek TI tak bisa molor dari schedule. Meleset dari deadline waktu membuat obsolete bila telah usai. Belum lagi, cukup sulit untuk mengukur benefit dari investasi TI. Lazimnya, untuk mengimplementasikan manajemen proyek TI dimulai sebelum proyek pengembangan TI digeber. Langkah awal adalah menyusun reguirement definition dan rancangan solusi yang akan dikembangkan. Berdasarkan rancangan itulah, kata Suhono Harso Supangkat, dosen Teknologi Informasi ITB, sebuah proyek pengem-bangan direncanakan, dilaksanakan, dan dikendalikan.

Ke Halaman berikutnya > l KE ATAS